Freelance Entwickler vs. Agentur: Kosten sauber vergleichen

Ob ein Freelance-Entwickler oder eine Agentur weniger kostet, entscheidet nicht der Stundensatz, sondern die Summe aus Umsetzung, interner Koordination, Änderungen, Übergabe und Betrieb. Ist das Projekt klar abgegrenzt und von einer erfahrenen Person umsetzbar, kann das Freelancer-Modell rechnerisch vorne liegen. Brauchst du mehrere Rollen parallel, eine zugesagte Vertretung oder organisierte Betriebsprozesse, kann ein Agenturpaket trotz höherer Angebotssumme sinnvoller sein.

Der Vergleich funktioniert deshalb nur mit identischem Scope. Ein niedriger Stundensatz ist erst dann ein Preisvorteil, wenn er nicht durch mehr Stunden, mehr Abstimmung oder eine teure Übergabe zurückgekauft wird.

Die kurze Entscheidungsregel

Als Arbeitsregel für die Vorauswahl nutze ich drei Schwellen. Sie sind ein Entscheidungsmodell, keine Marktstatistik:

• Kann eine qualifizierte Person mindestens 80 Prozent der geplanten Leistungen verantworten, gehört ein Freelancer in die engere Auswahl.
• Müssen drei oder mehr Rollen innerhalb desselben Zwei-Wochen-Fensters parallel liefern, sollte zusätzlich ein Agentur- oder Teamangebot eingeholt werden.
• Liegt zwischen beiden Fällen nur ein klar abgrenzbarer Spezialblock, etwa UX-Review oder Security-Test, kann ein Freelancer mit separat beauftragter Fachprüfung passen.

Die Anbieterform allein sagt wenig aus. Prüfe, welche Personen tatsächlich arbeiten, welche Kapazität reserviert ist und welche Leistungen ausdrücklich im Preis stehen.

Projektkosten als TCO statt als Stundensatz rechnen

Für einen belastbaren Vergleich eignet sich eine einfache Total-Cost-of-Ownership-Rechnung. Sie ist kein Buchhaltungsstandard, sondern ein projektspezifisches Kalkulationsblatt:

`Projekt-TCO = Anbieterhonorar + interner Aufwand + Fremdkosten + Änderungsbudget + Übergabe- und Betriebskosten`

Diese Kostenblöcke sollten in beiden Angeboten gleich abgegrenzt sein:

Fehlt ein Block, setze ihn nicht automatisch mit null an. Markiere ihn als ungeklärt und fordere eine Ergänzung an. Sonst vergleichst du einen vollständigen Leistungsumfang mit einer niedrigeren, aber offenen Zahl.

Rechenbeispiel: 22.500 Euro gegenüber 26.350 Euro

Das folgende Beispiel ist vollständig fiktiv. Die Beträge sind weder Marktpreise noch Preisempfehlungen. Beide Anbieter kalkulieren dieselbe Web-App mit Login, Rollenmodell, Dashboard, CSV-Import, Deployment, Dokumentation und einem Zeitfenster von zwölf Wochen.

In diesem Modell beträgt der Abstand 3.850 Euro. Beim angenommenen internen Stundenwert von 75 Euro entspricht das 51,3 zusätzlichen Arbeitsstunden. Das Agenturpaket zieht rechnerisch gleich, wenn es gegenüber dem bereits kalkulierten Ablauf mindestens 52 weitere interne oder externe Stunden vermeidet. Ob das plausibel ist, lässt sich an zugesagter Projektsteuerung, Parallelisierung und Übergabe prüfen.

Der Punkt des Beispiels ist nicht, einen Anbieter zum Sieger zu erklären. Es macht die offene Frage messbar: Welche konkrete Leistung rechtfertigt die Differenz von 3.850 Euro?

Stundensatz, Festpreis oder Monatsbudget

Ein Stundensatz beantwortet nur, wie eine Zeiteinheit berechnet wird. Er sagt noch nicht, wie viele Einheiten benötigt werden oder was nach der Abnahme enthalten ist.

Ein Festpreis verhindert keine Zusatzkosten, wenn nachträglich neue Funktionen in den Scope gelangen. Er macht den Preis für den beschriebenen Leistungsumfang planbarer. Wie Scope, Meilensteine und Änderungen formuliert werden können, zeigt der Beitrag über Festpreis-Projekte mit Freelance-Entwicklern.

Wo Freelancer- und Agenturangebote unterschiedlich werden

Beim Freelancer sprechen Auftraggeber häufig direkt mit der Person, die Architektur und Code verantwortet. Das kann Übergabeschleifen verkürzen, sofern intern ein entscheidungsfähiger Product Owner verfügbar ist. Prüfe dennoch, wie viel Zeit für Abstimmung vorgesehen ist und wer Design, Tests oder Betrieb übernimmt.

Eine Agentur kann Projektleitung, Entwicklung, Design und QA in einem Paket bündeln. Diese Struktur ist nur dann ein Mehrwert, wenn die Rollen tatsächlich eingeplant sind. Lass dir deshalb das vorgesehene Team, seine Verfügbarkeit und den Zugang zu den umsetzenden Personen nennen.

Auch die Spezialisierung lässt sich nicht am Anbieteretikett ablesen. Für eine bestehende Next.js-, React- oder Supabase-Anwendung kann ein passender Einzelspezialist weniger Einarbeitung benötigen als ein breiter aufgestelltes Team. Bei Web, nativer App und Datenmigration in einem gemeinsamen Release kann koordinierte Parallelität wichtiger sein. Verglichen wird die konkrete Besetzung, nicht das Logo.

Ähnlich verhält es sich mit Flexibilität. Ein Freelancer kann Entscheidungen direkt umsetzen, wenn Kapazität vorhanden ist. Eine Agentur kann Aufgaben möglicherweise neu verteilen, wenn passende Personen verfügbar sind. Beides sollte im Angebot beschrieben statt vorausgesetzt werden.

Abstimmung ist ein eigener Kostenblock

Kommunikationsaufwand verschwindet nicht, nur weil er auf keiner Rechnung steht. Ein fiktives Zwölf-Wochen-Projekt zeigt die Größenordnung:

• Drei interne Teilnehmer in einem wöchentlichen 45-Minuten-Termin erzeugen 27 Personenstunden.
• Ein Product Owner in einem wöchentlichen 30-Minuten-Termin erzeugt 6 Personenstunden.
• Die Differenz beträgt 21 Stunden beziehungsweise 1.575 Euro bei einem angenommenen internen Stundenwert von 75 Euro.

Das ist kein Argument gegen Meetings. Ein Termin sollte eine Entscheidung, eine Freigabe oder die Beseitigung eines Blockers erzeugen. Fehlt dieses Ergebnis mehrfach, stimmt meist die Verantwortungsstruktur nicht. Kläre daher vorab, wer Feedback bündelt, wie schnell Entscheidungen getroffen werden und welche Informationen asynchron dokumentiert werden.

Diese Faktoren treiben den Aufwand stärker als das Anbieterlabel

Unklarer Scope

Formulierungen wie „Dashboard mit Auswertungen“ lassen offen, welche Kennzahlen, Filter, Rollen und Exportformate gemeint sind. Gute Angebote übersetzen solche Wünsche in prüfbare Abnahmekriterien. Bleibt die Beschreibung vage, trägt eine Seite das Schätzrisiko über Aufschlag, Nachtrag oder zusätzlichen Zeitaufwand.

Integrationen und Datenmigration

Eine API-Anbindung besteht nicht nur aus dem ersten Request. Authentifizierung, Fehlerfälle, Limits, Testdaten und Datenzuordnung gehören in die Schätzung. Bei einer Migration sollten außerdem Datenquelle, Umfang, Bereinigung, Testlauf und Rückfallplan benannt sein.

Seniorität und Tech Stack

Vergleiche nicht nur Rollenbezeichnungen. Bitte um ein technisches Vorgehen für deinen konkreten Stack, ähnliche Projektausschnitte und die Person, die Architekturentscheidungen trifft. Ein überzeugendes Verkaufsgespräch ist kein Nachweis für die spätere Besetzung.

Qualitäts- und Betriebsanforderungen

Performance-Ziele, Browserumfang, Barrierearmut, Logging, Backups und Sicherheitsprüfungen verändern den Arbeitsumfang. Dasselbe gilt für Datenschutzanforderungen bei personenbezogenen Daten. Beschreibe die benötigten Prüfungen und Nachweise konkret; pauschale Zusicherungen sind keine technische Abnahme.

Termin und Parallelität

Ein früher Zieltermin wird nicht allein durch zusätzliche Entwickler realistisch. Aufgaben können voneinander abhängen. Fordere deshalb einen Ablaufplan mit Abhängigkeiten, verantwortlichen Rollen und den Entscheidungen, die dein Team rechtzeitig liefern soll.

Das übersehene Preisthema: Wie teuer ist der Ausstieg?

Beim Freelancer ist das Ausfallrisiko einer einzelnen Person leicht erkennbar. Bei einer Agentur kann ein anderes Risiko auftreten: Die angebotene Seniorität und die spätere Projektbesetzung sind nicht identisch. Beide Fälle lassen sich über Übergabefähigkeit prüfen.

Ich würde einen eigenen Abnahmepunkt für Reversibilität setzen. Nach einem Meilenstein erhält eine bisher unbeteiligte technische Person Repository-Zugriff und versucht, das Projekt innerhalb von 90 Minuten lokal zu starten und die Tests auszuführen. Die 90 Minuten sind ein selbst gesetzter Zielwert, kein allgemeiner Standard.

Dafür braucht das Übergabepaket mindestens:

• Setup-, Test- und Deployment-Anweisungen;
• eine Liste der benötigten Umgebungsvariablen ohne enthaltene Geheimnisse;
• eine kompakte System- und Datenflussübersicht;
• dokumentierte Migrationen, offene Probleme und Betriebsabläufe;
• eindeutig zugeordnete Konten, Repositories und Infrastrukturzugänge.

Zugriffs-, Nutzungs- und Übergaberegeln sollten im Auftrag konkret dokumentiert und bei entsprechendem Bedarf fachlich geprüft werden. Die günstigere Umsetzung kann sonst durch eine aufwendige spätere Übernahme teurer werden.

Ein 100-Punkte-Score verhindert den Preisreflex

Für die Shortlist nutze ich eine gewichtete Angebotsmatrix. Die Gewichtung ist eine Empfehlung für softwarelastige Projekte und kann an andere Prioritäten angepasst werden.

Bewerte jedes qualitative Kriterium von 0 bis 5: 0 bedeutet nicht beschrieben, 3 bedeutet nachvollziehbar beschrieben und 5 bedeutet konkret zugesagt und prüfbar. Die gewichteten Punkte ergeben sich aus `Bewertung ÷ 5 × Gewicht`.

Für den Preis kann das Angebot mit der niedrigsten vergleichbaren TCO 5 Punkte erhalten. Weitere Preisbewertungen lassen sich mit `5 × niedrigste TCO ÷ TCO des Angebots` berechnen. So bleibt ein Kostenunterschied sichtbar, verdrängt aber nicht Scope und Übergabe.

Als harte Regel würde ich Angebote mit weniger als 3 von 5 Punkten bei Scope oder Übergabe zunächst zur Überarbeitung zurückgeben. Liegen zwei Gesamtergebnisse weniger als 5 Punkte auseinander, ist die Matrix nicht präzise genug für eine automatische Entscheidung. Dann zählt, welcher Anbieter die größte offene Annahme konkret auflösen kann.

Welches Modell zu welchem Projekt passt

Wer bewusst direkt mit einer umsetzenden Person arbeiten möchte, findet im Beitrag Web-App ohne Agentur entwickeln weitere Kriterien für diesen Ablauf.

Acht Fragen, die beide Angebote vergleichbar machen

Sende Freelancern und Agenturen dieselben Fragen:

1. Welche konkreten Ergebnisse und Abnahmekriterien sind enthalten?
2. Welche Leistungen, Integrationen und Betriebsaufgaben sind ausgeschlossen?
3. Wer arbeitet tatsächlich am Projekt und mit welchem vorgesehenen Anteil?
4. Sind Projektsteuerung, Meetings, QA und Fehlerkorrekturen eingerechnet?
5. Wie werden Änderungen beschrieben, freigegeben und berechnet?
6. Welche Dokumentation, Zugänge und Dateien werden übergeben?
7. Welche laufenden Fremd- und Supportkosten bleiben beim Auftraggeber?
8. Was passiert bei Verzögerung, Ausfall oder Wechsel einer Projektperson?

Eine ausführlichere Vorlage bietet die Checkliste zum Einholen eines Web-App-Angebots.

Häufige Fragen zu den Kosten

Wie hoch ist der durchschnittliche Stundensatz eines Freelancer-Entwicklers?

Einen allgemein gültigen Durchschnitt nenne ich bewusst nicht: Ohne aktuelle, methodisch vergleichbare Primärdaten wäre die Zahl für ein konkretes Projekt zu ungenau. Hole stattdessen mindestens drei datierte Angebote mit demselben Scope ein. Trenne dabei Entwicklung, Projektsteuerung, QA, Übergabe und Betrieb, bevor du die Werte vergleichst.

Wie viel verlangen freiberufliche Entwickler?

Freelance-Entwickler können nach Stunde, Tag, Meilenstein, Festpreis oder reserviertem Monatsbudget anbieten. Relevant ist der Gesamtpreis für die vereinbarte Leistung. Frage zusätzlich nach Mindestbuchung, Abrechnungstakt, enthaltenen Korrekturen, Fremdleistungen und dem Verfahren für Änderungen.

Wie viel kostet eine Agentur pro Stunde?

Nutze für die Kalkulation das konkrete, aktuelle Angebot der Agentur. Kläre, ob ein Mischsatz oder unterschiedliche Sätze für Entwicklung, Projektleitung, Design und QA gelten. Ein niedriger Entwicklungssatz hilft wenig, wenn notwendige Rollen separat und ohne Mengenannahme berechnet werden.

Wie hoch sind die monatlichen Kosten für einen Freelancer?

Aus Sicht des Auftraggebers lautet die Formel: `reservierte Tage × Tagessatz + interner Aufwand + Fremdkosten`. Ein rein fiktives Beispiel mit zwölf Tagen zu je 900 Euro, sechs internen Stunden zu je 75 Euro und 250 Euro Fremdkosten ergibt 11.500 Euro. Für die reale Planung ersetzt du jeden Wert durch das schriftliche Angebot und deine internen Vollkosten.

In 30 Minuten zur belastbaren Vorauswahl

Schreibe eine Seite mit Projektziel, fünf Abnahmekriterien, Ausschlüssen, Schnittstellen, gewünschtem Zeitfenster und erwarteter Übergabe. Schicke exakt diese Seite an beide Anbietertypen. Übertrage die Antworten anschließend in die TCO-Rechnung und den 100-Punkte-Score.

Kann ein Anbieter eine offene Annahme nicht beziffern, wird sie als Risiko markiert statt schöngerechnet. Ein Preis ohne Scope ist eine Zahl, kein vergleichbares Angebot.