Eine Zusammenarbeit mit einem Freelancer – direkt, zum Festpreis, ohne Agentur – funktioniert, wenn drei Dinge vor dem Start schriftlich festgehalten sind: ein abgegrenzter Umfang, prüfbare Abnahmekriterien und eine Regel für Änderungen. Fehlt eines davon, wird aus dem Festpreis entweder ein verdeckter Stundensatz oder ein Streit darüber, was „fertig“ heißt. Der direkte Draht zum Entwickler spart Übergaben. Er nimmt dir aber auch den Puffer ab, den sonst eine Projektleitung bildet: Die Entscheidungen landen bei dir, und zwar schneller und häufiger.
Ich arbeite selbst so – allein, zum Festpreis, ohne Agentur-Schicht. Was folgt, ist die Arbeitsweise, mit der solche Projekte bei mir planbar bleiben, inklusive der Stellen, an denen sie kippen.
Was sich ohne Agentur-Schicht tatsächlich ändert
Der Unterschied liegt weniger im Code als in der Kommunikationskette. In einer Agentur mit Account- und Projektleitung läuft ein Änderungswunsch typischerweise über mehrere Rollen, bevor jemand eine Zeile schreibt. Direkt beim Freelancer sprechen zwei Personen miteinander.
Weniger Übergaben pro Änderungswunsch
Ein konkreter Fall: Du willst in einer Erfassungsmaske ein zusätzliches Pflichtfeld samt Validierung und Export-Spalte.
| Schritt | Direkt mit dem Freelancer | Agentur mit Account- und Projektleitung (typischer Aufbau) |
|---|---|---|
| Wunsch formulieren | Du → Entwickler | Du → Account → Projektleitung |
| Aufwand einschätzen | Entwickler | Projektleitung → Entwickler → Projektleitung |
| Freigabe | Du | Projektleitung → Account → Du |
| Umsetzung | Entwickler | Entwickler |
| Übergaben gesamt | 3 | 6 |
Jede Übergabe ist eine Stelle, an der Kontext verloren geht oder ein Tag Wartezeit entsteht. Halbiert sich die Zahl der Übergaben, halbiert sich nicht automatisch die Projektdauer – aber Rückfragen werden direkt beantwortet statt weitergereicht.
Was die Agentur sonst abfedert
Drei Aufgaben verschwinden nicht, nur weil es keine Agentur gibt. Sie wandern zu dir:
- Priorisierung. Niemand sortiert deine Wünsche vor. Du entscheidest, was in den Festpreis gehört und was in eine zweite Phase.
- Vertretung. Wer allein arbeitet, hat einen Bus-Faktor von eins. Krankheit oder Urlaub verschieben den Plan, sofern keine Vertretung vereinbart ist.
- Dokumentation als Absicherung. In der Agentur liegt Projektwissen bei mehreren Leuten. Beim Freelancer muss es in einer dokumentierten Übergabe stehen: Setup, Deployment, Zugangsdaten-Verwaltung, offene Punkte.
Wer diese drei Punkte bewusst regelt, bekommt die kurzen Wege ohne den Nachteil. Einen ausführlichen Kostenvergleich mit TCO-Formel habe ich unter Freelance Entwickler vs. Agentur: Kosten sauber vergleichen aufgeschrieben.
Wann ein Festpreis passt – und wann nicht
Ein Festpreis ist eine Vergütung, die für einen vorab beschriebenen Leistungsumfang gilt, unabhängig von den tatsächlich gearbeiteten Stunden. Das Risiko einer Fehlschätzung liegt damit beim Entwickler – solange der Umfang stabil bleibt. Genau deshalb hängt alles an der Frage, wie gut der Umfang beschrieben ist.
Der Reife-Check mit zehn Punkten
Vergib für jede Zeile einen Punkt, wenn sie schriftlich und ohne „ungefähr“ beantwortet ist:
| # | Kriterium | Prüffrage |
|---|---|---|
| 1 | Ziel | Lässt sich das Projektziel in einem Satz mit einer prüfbaren Größe formulieren? |
| 2 | Rollen | Sind alle Nutzerrollen benannt, inklusive Admin? |
| 3 | Abläufe | Sind die Hauptabläufe als nummerierte Schritte beschrieben? |
| 4 | Schnittstellen | Sind externe Systeme bekannt und liegt deren Dokumentation vor? |
| 5 | Design | Gibt es Entwürfe – oder die bewusste Entscheidung für eine Standard-Oberfläche? |
| 6 | Abnahme | Hat jede Funktion ein Kriterium, an dem „fertig“ geprüft wird? |
| 7 | Nicht-Ziele | Steht schriftlich fest, was ausdrücklich nicht gebaut wird? |
| 8 | Entscheider | Gibt es eine Ansprechperson, die Freigaben allein erteilen darf? |
| 9 | Betrieb | Sind Hosting, Domain und Verantwortung nach dem Go-live geklärt? |
| 10 | Daten | Ist erfasst, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden? |
Meine Entscheidungsregel:
- 8–10 Punkte: Festpreis für das gesamte Projekt.
- 5–7 Punkte: Festpreis für eine erste, klar geschnittene Phase; der Rest wird nach dieser Phase neu angeboten.
- 0–4 Punkte: Erst eine kurze, separat abgerechnete Konzeptphase. Ein Festpreis auf dieser Basis wäre geraten.
In meinen Anfragen fehlen am häufigsten Punkt 6 und Punkt 7. Ohne Abnahmekriterien kann niemand belegen, dass eine Funktion fertig ist. Ohne Nicht-Ziele wächst der Umfang still mit jedem Gespräch.
Das MVP als typischer Grenzfall
Bei einer MVP-App – also der kleinsten Version, mit der sich eine Produktidee an echten Nutzern prüfen lässt – landen viele Anfragen bei 5 bis 7 Punkten. Das Ziel ist klar, aber Abläufe ändern sich, sobald die ersten Nutzer klicken. Hier passt der Phasenschnitt: Festpreis für den Kern, danach eine neue Schätzung auf Basis dessen, was die erste Version gezeigt hat. Wer stattdessen das komplette Wunschprodukt zum Festpreis anfragt, bezahlt in der Regel einen hohen Risikoaufschlag für Funktionen, die nach dem ersten Nutzertest vielleicht wegfallen.
So entsteht ein Festpreis, der hält
Ein belastbarer Festpreis entsteht nicht aus einer einzelnen Stundenzahl, sondern aus der Streuung. Ich nutze dafür die Drei-Punkt-Schätzung: Für jede Position gibt es einen optimistischen (O), einen wahrscheinlichen (M) und einen pessimistischen Wert (P). Der Erwartungswert ergibt sich aus (O + 4M + P) / 6, die Unsicherheit je Position aus (P − O) / 6. Die Methode im Detail steht unter Aufwandsschätzung für Web-App-Festpreise: Drei-Punkt-Methode mit Rechenbeispiel.
Rechenbeispiel: 116 statt 98 Stunden
Ein fiktives internes Erfassungstool mit sechs Positionen:
| Position | O | M | P | Erwartung | Streuung (σ) |
|---|---|---|---|---|---|
| Login und Rollen | 8 | 12 | 20 | 12,7 h | 2,0 h |
| Datenmodell und API | 14 | 20 | 34 | 21,3 h | 3,3 h |
| Erfassungsmaske | 18 | 26 | 44 | 27,7 h | 4,3 h |
| Übersicht und Filter | 12 | 18 | 30 | 19,0 h | 3,0 h |
| Export (CSV/PDF) | 6 | 10 | 22 | 11,3 h | 2,7 h |
| Deployment und Übergabe-Doku | 8 | 12 | 18 | 12,3 h | 1,7 h |
| Summe | 66 | 98 | 168 | 104,3 h | 7,3 h |
Die Gesamtstreuung ist die Wurzel aus der Summe der quadrierten Einzelstreuungen: √52,8 ≈ 7,3 Stunden. Lege ich den Festpreis auf Erwartung plus 1,65 σ, lande ich bei rund 116 Stunden – etwa 18 Prozent über der Summe der wahrscheinlichen Werte (98 Stunden). Dieser Aufschlag ist kein Gewinnpolster, sondern der Preis dafür, dass das Schätzrisiko beim Entwickler liegt.
Eine zweite Zahl ist mindestens so wichtig: Die Erfassungsmaske allein verursacht rund 36 Prozent der gesamten Varianz. Meine Regel lautet: Liegt eine einzelne Position über 25 Prozent der Varianz, wird sie vor dem Angebot genauer geklärt – mit einem Entwurf, einer Feldliste oder einem kurzen Prototyp. Danach schrumpft meist der Aufschlag, und beide Seiten wissen genauer, wofür bezahlt wird.
Was ins Festpreis-Angebot gehört
- die Positionsliste aus der Schätzung, nicht nur eine Endsumme
- die Annahmen, auf denen jede Position beruht (etwa „Export als CSV, PDF mit einem Layout“)
- die Abnahmekriterien je Funktion
- die Nicht-Ziele
- eine Änderungsregel: Wie wird ein neuer Wunsch geschätzt, wer gibt frei, ab wann gilt er als zusätzliche Leistung
- Zahlungsmeilensteine, gekoppelt an abgenommene Teilergebnisse
Wie Festpreis, Time-and-Material und Hybridmodelle sich vertraglich unterscheiden, beschreibe ich unter Web App Entwicklung zum Festpreis: Modell, Voraussetzungen und Risiken. Für die vertragsrechtliche Einordnung deines konkreten Vertrags ist eine rechtliche Beratung der richtige Ort, nicht ein Blogartikel.
Dezember und Januar: Freigaben werden zum Engpass
Wer jetzt über eine Freelancer-Zusammenarbeit nachdenkt, plant meist einen Start rund um den Jahreswechsel. In diesen Wochen verlangsamt sich selten die Entwicklung – es verlangsamen sich die Freigaben. Entscheider sind im Urlaub, Budgets für das neue Jahr sind noch nicht bestätigt, und zwischen den Feiertagen antwortet kaum jemand am selben Tag.
Die Rechnung dazu: Ein sechswöchiges Projekt hat acht Freigabepunkte – Konzept, Design, drei Zwischenstände, Testphase, Abnahme, Go-live. Dauert jede Freigabe normalerweise einen Arbeitstag und im Dezember drei, kommen bei acht Freigaben 16 Arbeitstage hinzu, sofern jede auf dem kritischen Pfad liegt. Aus sechs Wochen werden gut neun.
Ohne Agentur gibt es niemanden, der diese Wartezeit mit anderen Aufgaben füllt oder Freigaben nachhält. Drei Gegenmaßnahmen, die sich bewährt haben:
- Freigabetermine vorab in den Kalender legen, nicht erst anfragen, wenn ein Zwischenstand fertig ist.
- Eine Vertretung mit Freigabebefugnis benennen für die Wochen, in denen die Hauptansprechperson fehlt.
- Den Projektstart auf die Budgetfreigabe legen, nicht auf den Wunschtermin. Ein Angebot, das im Dezember angenommen, aber erst im Januar budgetiert wird, blockiert beim Freelancer Kapazität, ohne dass Arbeit beginnt.
Die Wochen um den Jahreswechsel eignen sich gut für die Vorbereitung: Reife-Check ausfüllen, Abläufe aufschreiben, Schnittstellendokumentation beschaffen. Damit startet die eigentliche Entwicklung im Januar mit 8 statt 5 Punkten.
Plattform oder direkte Anfrage
Viele Suchergebnisse zu diesem Thema führen auf Profilverzeichnisse und Projektbörsen wie freelance.de oder freelancermap.de. Solche Plattformen helfen beim Finden – über Kategorien, Profile und Projektausschreibungen. Sie ersetzen aber nicht die Arbeit, die einen Festpreis tragfähig macht.
Für die Entscheidung, über welchen Weg du gehst, zählen drei Fragen:
- Wer ist Vertragspartner? Prüfe in den Bedingungen der jeweiligen Plattform, ob der Vertrag zwischen dir und dem Freelancer zustande kommt oder ob die Plattform dazwischengeschaltet ist. Das entscheidet, an wen du dich bei Problemen wendest.
- Was lässt sich vorab prüfen? Ein Profil zeigt Stichworte. Aussagekräftiger sind Case Studies mit Tech Stack, Architekturentscheidungen und Live-Betrieb, die du selbst ansehen kannst.
- Wie gut passt die Anfrage? Auf Börsen konkurrieren viele Profile um eine Ausschreibung. Eine direkte Anfrage mit ausgefülltem Reife-Check bekommt in der Regel eine präzisere Antwort als eine Ausschreibung mit drei Zeilen.
Ein kostenfreies Erstgespräch eignet sich dafür, die Punkte zu klären, die im Check noch offen sind. Danach sollte ein schriftliches Angebot mit Positionen folgen – nicht eine mündliche Zahl.
Woran direkte Festpreisprojekte typischerweise scheitern
Die Fehler wiederholen sich, und die meisten davon sind nicht technisch:
Der Festpreis ist in Wahrheit ein Stundenkontingent. Das Angebot nennt eine Summe, aber keinen Umfang. Ist das Kontingent aufgebraucht, beginnt die Nachverhandlung. Erkennbar daran, dass Positionen und Abnahmekriterien fehlen.
Kleine Wünsche ohne Änderungsregel. „Nur noch ein Feld“ ist einzeln harmlos. Zehn davon sind eine neue Position. Wer keine Regel hat, diskutiert am Ende über Kulanz statt über Aufwand.
Abnahme ohne Kriterien. Wenn „fertig“ Geschmackssache ist, zieht sich die letzte Phase. Ein Kriterium wie „Export enthält alle Felder der Maske, getestet mit 500 Datensätzen“ beendet diese Diskussion.
Keine Übergabe-Dokumentation. Ohne Agentur gibt es kein Team, das Wissen hält. Fehlt die Dokumentation, bist du an genau eine Person gebunden – auch für die kleinste Änderung nach dem Go-live.
Rollen verschwimmen. Arbeitet ein Freelancer dauerhaft weisungsgebunden in deinen Strukturen statt an einem abgegrenzten Werk, kann das arbeits- und sozialversicherungsrechtliche Fragen aufwerfen. Das lässt sich nicht pauschal beurteilen; lass es im Zweifel fachkundig prüfen. Verbindlich klären können die Beteiligten den Status über ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung Bund (§ 7a SGB IV). Ein klar beschriebenes Projektergebnis mit Abnahme ist hier auch organisatorisch die sauberere Form.
Häufige Fragen
Ist ein Festpreis beim Freelancer günstiger als bei einer Agentur?
Das lässt sich nicht allgemein sagen. Der Festpreis enthält einen Risikoaufschlag – im Rechenbeispiel rund 18 Prozent auf die wahrscheinlichen Stunden –, egal wer anbietet. Vergleichbar werden Angebote erst, wenn sie dieselben Positionen, Annahmen und Abnahmekriterien enthalten.
Was passiert, wenn sich der Umfang während des Projekts ändert?
Dann greift die Änderungsregel aus dem Angebot: Der neue Wunsch wird geschätzt, du gibst ihn frei oder verschiebst ihn in eine spätere Phase. Der ursprüngliche Festpreis gilt für den ursprünglichen Umfang weiter.
Wie lange dauert es vom Erstgespräch bis zum Festpreis-Angebot?
Das hängt am Reife-Check. Mit 8 oder mehr Punkten reicht in der Regel ein Gespräch plus Rückfragen per Mail. Unter 5 Punkten ist eine eigene Konzeptphase sinnvoller als ein schnelles Angebot.