Wie erstelle ich ein Angebot? Kläre zuerst, was der Kunde konkret braucht. Zerlege die Leistung dann in prüfbare Positionen mit Menge und Preis und schick das Ganze mit Gültigkeitsdatum, Zahlungs- und Lieferbedingungen an eine benannte Ansprechperson. Die Form ist frei: Word, PDF oder Software. Entscheidend ist, dass der Empfänger ohne Rückfrage Ja sagen kann. Denn nach § 145 BGB ist an seinen Antrag gebunden, wer die Bindung nicht ausdrücklich ausschließt.
Dieser Leitfaden kommt aus der Praxis von Festpreis-Projekten für Web-Apps. Die Schritte gelten aber genauso für Handwerk, Beratung oder jede andere Dienstleistung.
Was ein Angebot rechtlich auslöst
Ein Angebot ist im Sinne des BGB ein Antrag: eine Erklärung, mit der du einem anderen einen Vertragsschluss vorschlägst. Nimmt der Kunde es unverändert an, ist der Vertrag zustande gekommen. Eine weitere Unterschrift von dir ist dann nicht nötig.
Daraus folgen drei praktische Konsequenzen:
- Was im Angebot steht, gilt. Ein vergessener Posten lässt sich nach der Annahme nicht einfach nachschieben.
- Die Bindung endet nicht von selbst sofort. Ohne eigene Frist kann ein Angebot unter Abwesenden nur so lange angenommen werden, wie du unter regelmäßigen Umständen mit einer Antwort rechnen darfst (§ 147 Abs. 2 BGB). Wie lange das ist, lässt sich im Streitfall schwer beweisen.
- Änderungswünsche drehen die Rollen um. Eine Annahme mit Erweiterungen oder Einschränkungen gilt als Ablehnung, verbunden mit einem neuen Antrag (§ 150 Abs. 2 BGB). Streicht der Kunde eine Position und schickt das Dokument unterschrieben zurück, liegt der Ball wieder bei dir.
Bindung befristen oder ausschließen
Eine Annahmefrist ist das Datum, bis zu dem der Kunde annehmen kann. § 148 BGB erlaubt dir, sie selbst zu bestimmen. Schreib ein Datum, keine Dauer: „Gültig bis 29.01.2027" lässt keinen Spielraum, „30 Tage gültig" schon – ab Erstellung, ab Versand oder ab Zugang?
Wer gar nicht gebunden sein will, formuliert das ausdrücklich, etwa mit „freibleibend" oder „unverbindlich". Dann ist das Dokument eine Aufforderung an den Kunden, seinerseits ein Angebot abzugeben. Ob eine bestimmte Formulierung im Einzelfall reicht, beurteilt im Zweifel ein Anwalt, nicht eine Vorlage.
Angebot, Kostenvoranschlag, Rechnung
Die drei Dokumente sehen ähnlich aus, haben aber unterschiedliche Funktionen:
| Dokument | Funktion | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Angebot | Bindender Vorschlag zum Vertragsschluss | § 145 ff. BGB |
| Kostenvoranschlag | Schätzung der Kosten, bei wesentlicher Überschreitung gelten eigene Regeln | § 649 BGB |
| Rechnung | Abrechnung einer erbrachten Leistung mit gesetzlich festgelegten Angaben | § 14 Abs. 4 UStG |
Die Angabenliste aus § 14 UStG richtet sich an Rechnungen, nicht an Angebote. Trotzdem lohnt es sich, Kundenadresse, Steuernummer und Leistungsbeschreibung schon im Angebot so zu führen, dass die spätere Rechnung sie unverändert übernehmen kann.
In sieben Schritten zum fertigen Angebot
Die meisten schlechten Angebote scheitern nicht am Layout, sondern an Schritt 1. Wer die Anfrage nicht in überprüfbare Anforderungen übersetzt, kalkuliert gegen eine Vermutung.
1. Anfrage in Anforderungen übersetzen
Stell vor dem Kalkulieren drei Fragen: Was soll am Ende funktionieren? Woran merkt der Kunde, dass es fertig ist? Was ist ausdrücklich nicht enthalten? Die Antworten gehören schriftlich ins Angebot, nicht nur in deine Notizen. Ein kurzes Erstgespräch spart hier mehr Zeit als jede Vorlage.
2. Leistung in Positionen zerlegen
Jede Position braucht ein Ergebnis, das der Kunde abnehmen kann. „Programmierung" ist keine Position. „Buchungsformular mit Terminauswahl und Bestätigungsmail" ist eine. Faustregel aus Festpreis-Projekten: Liegt eine Position über 20 Stunden, ist sie meist zu grob, um sie ehrlich zu schätzen – dann aufteilen.
3. Positionen kalkulieren
Menge mal Einzelpreis, pro Position. Bei Dienstleistungen ist die Menge in der Regel Stunden oder Tage, beim Handwerk Material plus Arbeitszeit. Weise Netto, Umsatzsteuer und Brutto getrennt aus – im B2B-Geschäft denkt der Kunde in Netto, im B2C-Geschäft in Brutto. Wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt, gehört der Hinweis darauf ins Angebot (§ 19 UStG).
4. Konditionen festlegen
Hierhin gehören Gültigkeitsdatum, Zahlungsziel, Abschlagszahlungen, Leistungszeitraum und der Umgang mit Änderungswünschen. Bei Projekten über mehrere Wochen hat sich ein Zahlungsplan nach Meilensteinen bewährt, etwa 30 / 40 / 30 Prozent bei Start, Zwischenabnahme und Übergabe.
5. Begleittext schreiben
Zwei bis vier Sätze reichen: worauf sich das Angebot bezieht (Anfrage vom …, Gespräch am …), was der Kunde damit bekommt, und wie er annimmt. Der letzte Satz ist der wichtigste: „Zur Beauftragung genügt eine Antwort per E-Mail bis zum 29.01.2027." Wer das weglässt, bekommt Rückfragen statt Aufträge.
6. Prüfen und versenden
Als PDF, nicht als bearbeitbare Word-Datei. Dateiname mit Angebotsnummer und Kundennamen, zum Beispiel AN-2026-047_Musterpraxis.pdf. Versende an eine Person, nicht an eine Sammeladresse.
7. Nachfassen
Trag dir keinen vagen Gedanken in den Kalender, sondern einen Termin: ungefähr nach der Hälfte der Annahmefrist kurz nachfragen, ob Fragen offen sind. Ein Angebot, das ungelesen im Postfach liegt, verfällt leise.
Rechenbeispiel: Angebot für eine kleine Web-App
Ein fiktives, aber realistisch geschnittenes Beispiel: Eine Praxis möchte Online-Terminbuchung mit Verwaltungsbereich für das Team. Stundensatz für das Beispiel: 90 € netto.
| Pos. | Leistung | Stunden | Netto |
|---|---|---|---|
| 1 | Anforderungsworkshop und Scope-Dokument | 8 | 720,00 € |
| 2 | Datenmodell und Datenbank-Einrichtung (Supabase) | 12 | 1.080,00 € |
| 3 | Buchungsoberfläche für Patienten (Next.js) | 28 | 2.520,00 € |
| 4 | Verwaltungsbereich für das Praxisteam | 20 | 1.800,00 € |
| 5 | E-Mail-Bestätigung und Erinnerung | 6 | 540,00 € |
| 6 | Tests und Abnahme | 10 | 900,00 € |
| 7 | Dokumentierte Übergabe | 4 | 360,00 € |
| Summe netto | 88 | 7.920,00 € | |
| zzgl. 19 % USt (§ 12 Abs. 1 UStG) | 1.504,80 € | ||
| Gesamt brutto | 9.424,80 € |
Zwei Dinge fallen an der Tabelle auf. Position 3 liegt mit 28 Stunden über der 20-Stunden-Regel aus Schritt 2 – in einem echten Angebot würde sie in „Terminauswahl" und „Buchungsbestätigung" aufgeteilt. Und Tests plus Übergabe machen 14 von 88 Stunden aus, also rund 16 Prozent. Fehlen diese Positionen ganz, wird genau dieser Anteil später unbezahlt erbracht oder zum Streitpunkt.
Wie man die Stunden pro Position belastbar schätzt statt rät, erklärt der Beitrag zur Aufwandsschätzung im Zusammenhang mit Aufbau und typischen Fehlern: Professionelles Angebot erstellen: Aufbau, Pflichtangaben und 5 häufige Fehler.
Angebote im November und Dezember: die Frist über den Jahreswechsel
Wer jetzt Angebote für Projekte im neuen Jahr schreibt, verschickt sie in die ruhigste Phase des Jahres. Eine Standardfrist von 30 Tagen verliert dabei die Hälfte ihrer Substanz.
Ein Beispiel: Angebot versendet am Montag, 14.12.2026, „gültig 30 Tage". Die Frist endet am Mittwoch, 13.01.2027. In diesem Zeitraum liegen 22 Werktage (Montag bis Freitag). Davon fallen der 25.12. und der 01.01. als bundesweite Feiertage auf einen Werktag – bleiben 20. Schließt der Kunde zwischen den Jahren vom 24.12. bis 01.01., verliert er fünf weitere Arbeitstage. Effektiv hat er rund 15 Arbeitstage Zeit, also die Hälfte der nominellen 30 Tage.
Daraus ergeben sich drei Regeln für Angebote, die ab Ende November rausgehen:
- Datum statt Dauer, und hinter die Feiertage schieben. Statt „30 Tage" lieber „gültig bis 29.01.2027".
- Preisänderungen zum Jahreswechsel offenlegen. Wenn sich deine Sätze oder Materialpreise zum 1. Januar ändern, gehört das ins Angebot – oder die Frist endet vor dem Stichtag.
- Leistungszeitraum realistisch setzen. Ein Projektstart „ab KW 2" klingt nach Januar, setzt aber eine Beauftragung vor Weihnachten voraus. Rechne vom Starttermin rückwärts.
Wer das Angebot später in eine Rechnung umwandelt, sollte außerdem vorher klären, in welcher Form die Rechnung beim Kunden ankommen muss. Im B2B-Bereich betrifft das die Umstellung auf die E-Rechnung nach § 14 UStG – das Angebot ist der richtige Zeitpunkt, um das Format mit der Buchhaltung des Kunden abzustimmen.
Prüfliste vor dem Versand: 12 Angaben
Keine gesetzliche Liste, sondern eine praktische: Jede fehlende Angabe erzeugt eine Rückfrage oder eine Unklarheit nach der Annahme.
| # | Angabe | Warum |
|---|---|---|
| 1 | Name und Anschrift beider Seiten | Klare Vertragsparteien |
| 2 | Ansprechperson beim Kunden | Kein Versand ins Leere |
| 3 | Angebotsnummer | Eindeutige Referenz bei Annahme und Rechnung |
| 4 | Angebotsdatum | Fristbeginn und Versionsstand |
| 5 | Bezug auf Anfrage oder Gespräch | Kontext für den Empfänger |
| 6 | Positionen mit Menge und Einzelpreis | Prüfbarkeit |
| 7 | Was ausdrücklich nicht enthalten ist | Weniger Streit über Zusatzaufwand |
| 8 | Netto, Umsatzsteuer, Brutto | Vergleichbarkeit |
| 9 | Gültig bis (Datum) | § 148 BGB statt Auslegungsfrage |
| 10 | Leistungszeitraum oder Starttermin | Planbarkeit für beide Seiten |
| 11 | Zahlungsziel und Zahlungsplan | Liquidität |
| 12 | Wie die Annahme erfolgt | Aus „interessant" wird „beauftragt" |
Ein Angebot, das alle zwölf Punkte enthält, kann der Kunde in einer Antwortmail annehmen. Fehlen Punkt 7 und 12, ist das in der Erfahrung aus Web-Projekten die häufigste Ursache für spätere Diskussionen.
Wo Angebote typischerweise scheitern
Der Scope ist ein Satz. „Erstellung einer Website" lässt offen, ob zehn oder vierzig Seiten gemeint sind. Der Kunde liest das Maximum, du kalkulierst das Minimum.
Die Frist fehlt. Ein Kunde nimmt nach vier Monaten an, die Preise haben sich inzwischen geändert. Ob die Bindung da noch besteht, ist dann eine Auslegungsfrage – mit Datum wäre es keine.
Änderungen per Telefon. Der Kunde ruft an, streicht eine Position, du sagst Ja. Ohne aktualisiertes Angebot mit neuer Versionsnummer gilt im Zweifel das Dokument, nicht das Gespräch.
Das Angebot als Word-Datei. Bearbeitbare Formate laden dazu ein, Beträge oder Positionen zu ändern und das Dokument zurückzuschicken. PDF verhindert das nicht technisch, macht Änderungen aber sichtbar.
Wer auf der anderen Seite steht und Angebote für eine Web-App vergleichen muss, findet die passende Gegenperspektive in der Checkliste für Anfrage und Vergleich von Web-App-Angeboten.
Häufige Fragen
Wie macht man ein Angebot?
Anforderungen klären, Leistung in abnehmbare Positionen zerlegen, jede Position mit Menge und Preis kalkulieren, Konditionen und Gültigkeitsdatum festlegen und das Angebot als PDF an eine benannte Person schicken. Ein kurzer Begleittext sagt, wie der Kunde annehmen kann. Nach etwa der Hälfte der Frist lohnt eine Nachfrage.
Muss ein Angebot eine Angebotsnummer haben?
Das BGB schreibt für Angebote keine Nummer vor, und die Angabenliste in § 14 UStG betrifft Rechnungen. Praktisch ist eine Nummer trotzdem sinnvoll: Der Kunde kann sich bei der Annahme eindeutig darauf beziehen, und bei mehreren Versionen ist klar, welche gilt. Ein Schema wie AN-2026-047 reicht.
Was kann man statt Angebot sagen?
Gebräuchlich sind „Preisangebot", „Kostenangebot" oder in der Schweiz „Offerte". Vorsicht beim „Kostenvoranschlag": Das ist rechtlich eine Schätzung mit eigenen Regeln nach § 649 BGB und kein bindender Festpreis. Wähle den Begriff, der zu dem passt, was du tatsächlich zusagen willst.
Gibt es ein kostenloses Programm, um Angebote zu schreiben?
Für einzelne Angebote reicht eine Textverarbeitung mit Vorlage; mehrere Anbieter stellen kostenlose Word-Vorlagen bereit, etwa BuchhaltungsButler oder buhl Unternehmer. Wer regelmäßig Angebote in Rechnungen umwandelt, spart mit einer Software, die Kundendaten und Positionen übernimmt, Doppelerfassung. Ob ein Programm dauerhaft kostenlos ist, steht nur verlässlich auf der aktuellen Preisseite des Anbieters.